Quy trình đấu thầu xây dựng và thời gian lựa chọn gói thầu

Để lựa chọn được nhà thầu xây dựng phù hợp, chủ đầu tư cần tuân thủ một quy trình chặt chẽ, minh bạch và đúng quy định. Việc thực hiện đúng quy trình đấu thầu xây dựng giúp đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ pháp lý và hiệu quả chi phí cho dự án. Trong bài viết này, VictoryCons sẽ cùng bạn tìm hiểu đấu thầu xây dựng là gì, các bước chính trong quy trình đấu thầu, và thời gian cần thiết cho từng giai đoạn. Tham khảo ngay để áp dụng đúng và hiệu quả trong thực tế.

>>>> XEM THÊM: Tổng thầu xây dựng là gì? Quyền và nghĩa vụ của tổng thầu

1. Đấu thầu xây dựng là gì?

Đấu thầu xây dựng là quá trình lựa chọn nhà thầu phù hợp để triển khai các dự án xây dựng, từ công trình hạ tầng đến dân dụng và thương mại. Quá trình này giúp bảo đảm chất lượng, đồng thời tối ưu hóa chi phí, thời gian và nguồn lực thi công.

2. Quy trình đấu thầu xây dựng

Dựa trên quy định của Luật Thương mại và Luật Đấu thầu, quy trình đấu thầu xây dựng được thực hiện qua từng bước cụ thể và rõ ràng.

2.1 Mời thầu

Trước khi phát hành thư mời thầu, bên mời thầu cần thực hiện ba bước chính sau: sơ tuyển nhà thầu, chuẩn bị hồ sơ mời thầu và thông báo mời thầu.

• Sơ tuyển nhà thầu: Theo Điều 217 của Luật Thương mại, bên mời thầu có quyền sơ tuyển để chọn ra những nhà thầu đủ năng lực và kinh nghiệm. Mục tiêu là chỉ gửi thư mời thầu đến những đơn vị có khả năng thực hiện gói thầu hiệu quả.
• Chuẩn bị hồ sơ mời thầu: Hồ sơ này gồm thông báo mời thầu, yêu cầu kỹ thuật, phương pháp đánh giá, tiêu chí lựa chọn, và hướng dẫn quy trình đấu thầu. Trong trường hợp bên mời thầu thay đổi nội dung, phải thông báo bằng văn bản cho các nhà thầu ít nhất 10 ngày trước hạn chót nộp hồ sơ. Chi phí phát hành do bên mời thầu quyết định.
• Thông báo mời thầu: Để bảo đảm cạnh tranh, gói thầu phải được công khai rộng rãi trên phương tiện thông tin đại chúng (đối với đấu thầu rộng rãi) hoặc gửi trực tiếp đến các nhà thầu đủ điều kiện (đối với đấu thầu hạn chế). Thông báo phải nêu rõ: tên và địa chỉ bên mời thầu, tóm tắt gói thầu, thời gian, địa điểm phát hành và chỉ dẫn liên quan.

2.2 Dự thầu

Khi thông báo mời thầu đã được công bố, các nhà thầu quan tâm hoặc đã qua sơ tuyển có thể nộp hồ sơ dự thầu. Hồ sơ phải gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến đúng địa chỉ trước thời điểm đóng thầu. Nhà thầu độc lập hoặc nhà thầu liên danh đều phải đảm bảo gửi đúng hạn theo địa chỉ bên mời thầu.

Bên mời thầu có trách nhiệm hướng dẫn quy trình, giải đáp thắc mắc và bảo mật toàn bộ hồ sơ dự thầu. Để tham gia, nhà thầu có thể phải nộp tiền bảo đảm dự thầu — bằng cách đặt cọc, ký quỹ, hoặc bảo lãnh — theo yêu cầu trong hồ sơ mời thầu.

Khoản tiền này được gọi là bảo đảm dự thầu, thường chiếm không quá 3% giá trị gói thầu. Nếu không trúng thầu, nhà thầu được hoàn tiền trong vòng 7 ngày làm việc kể từ ngày công bố kết quả. Tuy nhiên, nếu nhà thầu rút hồ sơ sau hạn chót, từ chối ký hợp đồng hoặc không thực hiện hợp đồng khi trúng thầu, sẽ không được hoàn tiền bảo đảm. Trong một số trường hợp đặc biệt, bên mời thầu có thể đình chỉ thầu hoặc xử lý vi phạm quy trình đấu thầu.

Bên bảo lãnh sẽ chịu trách nhiệm bảo đảm dự thầu đúng giá trị cam kết, tương đương khoản đặt cọc hoặc ký quỹ.

>>>> KHÁM PHÁ: Quy trình lựa chọn nhà thầu xây dựng theo từng hình thức 2025

2.3 Mở thầu

Mở thầu là quá trình mở các hồ sơ dự thầu tại thời điểm đã định sẵn, hoặc ngay sau khi đóng thầu nếu không có thời gian cụ thể được công bố trước.

Chỉ những hồ sơ nộp đúng hạn mới được mở công khai. Nhà thầu được quyền tham dự buổi mở thầu. Hồ sơ nộp muộn sẽ không được chấp nhận và phải trả lại nguyên vẹn, chưa mở. Sau khi mở, nhà thầu không được phép sửa đổi nội dung hồ sơ.

Bên mời thầu có thể yêu cầu nhà thầu giải thích những điểm chưa rõ trong hồ sơ, nhưng phải lập thành văn bản. Buổi mở thầu cần có đại diện của bên mời thầu và nhà thầu tham dự, cùng ký xác nhận vào biên bản.

Biên bản mở thầu phải ghi rõ: tên hàng hóa hoặc dịch vụ, thời gian và địa điểm mở thầu, thông tin về các bên tham dự, giá dự thầu, các chỉnh sửa hoặc bổ sung liên quan (nếu có).

2.4 Đánh giá, so sánh hồ sơ dự thầu

Việc đánh giá hồ sơ là bước then chốt trong toàn bộ quy trình, nhằm đảm bảo tính công bằng và minh bạch khi lựa chọn nhà thầu.

Hồ sơ dự thầu được đánh giá và so sánh riêng biệt theo từng tiêu chí đã xác định. Việc chấm điểm có thể theo thang điểm hoặc phương pháp khác đã quy định trước khi mở thầu.

Trong quá trình đánh giá, bên mời thầu có quyền yêu cầu nhà thầu giải thích các nội dung chưa rõ. Cả yêu cầu và phản hồi đều phải được lập thành văn bản.

Nếu hồ sơ mời thầu có thay đổi, bên mời thầu phải thông báo bằng văn bản đến tất cả các nhà thầu ít nhất 10 ngày trước thời hạn cuối để họ có đủ thời gian điều chỉnh hồ sơ.

2.5 Xếp hạng, lựa chọn nhà thầu xây dựng

Dựa trên kết quả đánh giá hồ sơ, bên mời thầu phải xếp hạng và chọn nhà thầu xây dựng theo phương pháp đã xác định trước. Nếu có nhiều nhà thầu đạt điểm hoặc tiêu chuẩn ngang nhau, quyền quyết định lựa chọn thuộc về bên mời thầu. Việc xác định kết quả trúng thầu phải căn cứ trên tiêu chí chấm điểm minh bạch và khách quan.

2.6 Thông báo kết quả thầu và ký kết hợp đồng

Ngay sau khi có kết quả, bên mời thầu phải thông báo cho tất cả các nhà thầu về kết quả đấu thầu.

Hợp đồng với nhà thầu trúng tuyển được hoàn tất và ký kết dựa trên ba yếu tố: kết quả đấu thầu, yêu cầu của hồ sơ mời thầu và nội dung hồ sơ dự thầu.

Trong giai đoạn thương thảo sau trúng thầu, bên mời thầu có thể yêu cầu nhà thầu đặt cọc, ký quỹ hoặc bảo lãnh để đảm bảo thực hiện hợp đồng. Số tiền bảo đảm không vượt quá 10% giá trị hợp đồng.

Biện pháp bảo đảm này có hiệu lực đến khi nhà thầu hoàn tất nghĩa vụ hợp đồng. Nếu không có thỏa thuận khác, nhà thầu được hoàn trả tiền bảo đảm sau khi hoàn thành hợp đồng. Trường hợp từ chối thực hiện hợp đồng sau khi đã ký, nhà thầu sẽ không được nhận lại khoản bảo đảm.

>>>> XEM THÊM: Các loại hợp đồng tổng thầu trong xây dựng phổ biến

3. Thời gian trong quá trình lựa chọn gói thầu xây dựng

• Kế hoạch lựa chọn nhà thầu: Phải được phê duyệt trong tối đa 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận báo cáo thẩm định.
• Chuẩn bị hồ sơ đề xuất: Ít nhất 5 ngày làm việc, tính từ ngày phát hành hồ sơ yêu cầu đến thời điểm đóng thầu.
• Chuẩn bị hồ sơ dự thầu:
  • Trong nước: Tối thiểu 20 ngày
  • Quốc tế: Tối thiểu 40 ngày
• Thời gian đánh giá hồ sơ:
  • Hồ sơ quan tâm & sơ tuyển: Tối đa 20 ngày
  • Hồ sơ đề xuất: Tối đa 30 ngày
  • Hồ sơ dự thầu (trong nước): Tối đa 45 ngày
  • Gia hạn (nếu cần): Không quá 20 ngày, nhưng không làm chậm tiến độ dự án
• Thời gian thẩm định từng nội dung: Không quá 20 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ.
• Phê duyệt hồ sơ mời: Quan tâm, sơ tuyển, mời thầu và yêu cầu – tối đa 10 ngày từ khi nhận tờ trình hoặc báo cáo thẩm định.
• Kết quả lựa chọn nhà thầu: Phê duyệt hoặc có ý kiến xử lý trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận tờ trình hoặc báo cáo thẩm định.

Tuân thủ đúng thời hạn đấu thầu là yếu tố bắt buộc để đảm bảo tiến độ thực hiện dự án.

Hiểu rõ quy trình đấu thầu xây dựng giúp chủ đầu tư kiểm soát tốt hơn về pháp lý, chi phí và tiến độ thi công. Việc tuân thủ từng bước không chỉ là yêu cầu bắt buộc, mà còn là nền tảng để dự án đạt hiệu quả cao. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ VictoryCons để được tư vấn chi tiết và chính xác nhất.

Tổng giám đốc - Dương Minh Trí

Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong quản lý và triển khai các dự án xây dựng quy mô lớn, ông đã từng đảm nhận nhiều vị trí lãnh đạo chủ chốt như Trưởng Ban Quản lý Dự án, Giám đốc Điều hành, và Phó Tổng Giám đốc Phát triển Dự án tại Tập đoàn Đất Xanh. Kể từ khi gia nhập VictoryCons, Ông đã có những đóng góp xuất sắc và mang tính chiến lược để giúp công ty đạt được nhiều thành tựu vượt bậc.