Hồ sơ pháp lý dự án là gì? Và bao gồm những gì?

Hồ sơ pháp lý dự án là những văn bản, giấy tờ quan trọng để đảm bảo dự án tuân thủ các quy định của nhà nước, đồng thời cũng là cơ sở để các nhà đầu tư và khách hàng tin tưởng làm việc. Vậy quá trình chuẩn bị hồ sơ pháp lý gồm những giấy tờ ra sao? Cách kiểm tra giấy tờ đã đầy đủ là như thế nào? Hãy để VictoryCons giải thích giúp bạn qua bài sau.

>>>> Xem thêm: Phát triển dự án là gì? Khi nào cần nhà phát triển dự án?

1. Hồ sơ pháp lý dự án là gì?

Hồ sơ pháp lý dự án là khái niệm quen thuộc với các chủ đầu tư cũng như công ty thi công. Đây là những giấy tờ, tài liệu và văn bản cần thiết để chứng minh tính pháp lý của dự án, theo quy định của pháp luật. Nhờ đó, dự án thể hiện được sự hợp pháp của mình, đồng thời giúp quá trình kinh doanh và vận hành các công trình ổn định, hiệu quả và an toàn, ít rủi ro hơn.

2. Hồ sơ pháp lý dự án bao gồm những gì?

Tùy theo tính chất dự án mà có thể sẽ có nhiều giấy tờ khác nhau cần có trong một bộ hồ sơ pháp lý dự án. Thông thường, hồ sơ pháp lý dự án cơ bản gồm có:

• Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất
• Chứng nhận đất qua quy hoạch chi tiết 1/500
• Quyết định giao đất của chủ đất cho nhà đầu tư
• Chấp thuận chủ trương đầu tư của các cơ quan có liên quan
• Chấp thuận các kế hoạch về PCCC, hệ thống điện nước và đường đi nội bộ
• Giấy phép xây dựng của các cơ quan chức năng cho phép xây dựng cơ sở hạ tầng cơ bản.
• Với căn hộ chung cư cần có thêm giấy phép xây dựng phần thân, phần móng
• Văn bản từ ngân hàng và các cơ quan chức năng thông báo nhà đầu tư đủ điều kiện huy động vốn
• Thông báo bảo lãnh ngân hàng từ ngân hàng có liên quan.

>>>> Xem thêm: Thông tin quan trọng về hồ sơ pháp lý của dự án đất nền 

3. Các bước trong quy trình pháp lý dự án

Hiện nay, trong quy trình pháp lý dự án của mỗi một thể loại dự án sẽ có sự khác biệt nhất định về danh sách các giấy tờ cần có. Sự khác biệt này tùy theo tính chất của mỗi loại dự án.

3.1. Hồ sơ pháp lý dự án của công ty xây dựng

Thông thường, danh mục hồ sơ pháp lý công trình xây dựng là phần nhất định phải có trong quy trình thực hiện dự án, có vai trò xác định tính hợp pháp, minh bạch của doanh nghiệp đó. Như vậy, hồ sơ pháp lý của một dự án xây dựng sẽ gồm có những giấy tờ như sau:

• Giấy chứng nhận công ty đăng ký kinh doanh trong mảng xây dựng.
• Chứng nhận công ty đã đã số thuế.
• Nếu có, cần thêm quyết định bổ nhiệm Kế toán trưởng với thông tin rõ ràng.
• Xác nhận bổ nhiệm Giám đốc.
• Quy định về hoạt động và điều lệ của doanh nghiệp.
• Người chịu trách nhiệm cho doanh nghiệp trước pháp luật, và người được ủy quyền cần có bản đăng ký mẫu dấu và chữ ký, theo mẫu của ngân hàng.
• CMND hoặc CCCD của Kế toán trưởng và Tổng giám đốc/Giám đốc công ty.

3.2. Hồ sơ pháp lý do bên chủ đầu tư tập hợp

Khác với hồ sơ pháp lý dự án xây dựng, quy trình pháp lý của một dự án đầu tư do chủ đầu tư tập hợp chủ yếu gồm có văn bản chấp thuận của các cơ quan chức năng về việc cho phép sử dụng và thi công dự án, gồm có các văn bản theo các thủ tục pháp lý của dự án như:

• Quyết định cho phép sử dụng nguồn điện
• Quyết định cho phép khai thác hệ thống cấp thoát nước chung của địa phương
• Quyết định cho phép khai thác dầu mỏ, khoáng sản.
• Quyết định cho phép khai thác nguồn nước ngầm.
• Yêu cầu bảo đảm an toàn giao thông bộ, đường thủy.
• Yêu cầu bảo đảm an toàn các công trình gần đê,…

3.3. Hồ sơ pháp lý trước khi khởi công

Để chứng minh được tính an toàn cho dự án, cũng như chắc chắn doanh nghiệp đang thi công đúng với quy chuẩn chung được nhà nước ban hành. Trước khi khởi công, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ pháp lý dự an đầu tư xây dựng với đầy đủ các giấy tờ như sau:

• Hồ sơ đăng ký kinh doanh đã có
• Hợp đồng thỏa thuận thi công công trình xây dựng
• Văn bản cấp phép xây dựng.
• Hợp đồng lao động giữa người đóng vai trò chỉ huy thi công với doanh nghiệp
• Quyết định chính thức của công ty bổ nhiệm người chỉ huy thi công cho công trình.
• Bảo hiểm tai nạn lao động cho các nhân sự thi công
• Các chứng chỉ, bằng cấp chuyên môn của người có trách nhiệm thực hiện công trình
• Bản vẽ chi tiết công trình đã được cơ quan chức năng duyệt.
•  Chứng nhận quyền sử dụng, thi công trên phần đường công cộng, nếu có.
• Văn bản xác nhận việc thi công ép cọc và các giấy phép liên quan

3.4. Chứng thực người đại diện pháp luật và các cổ đông

Bên cạnh đó, trong hồ sơ pháp lý công trình xây dựng, doanh nghiệp cũng cần có các văn bản để làm rõ vai trò, vị trí của những cổ đông có liên quan cũng như của người đứng đầu doanh nghiệp, cụ thể gồm có:

• Bản sao giấy tờ cá nhân theo ủy quyền
• Quyết định ủy quyền của chủ sở hữu nếu có
• Bản sao các quy định, điều lệ công ty hoặc tài liệu liên quan khác.
• Bản sao giấy tờ quyết định thành lập công ty
• Bản sao xác minh đăng ký thuế
• Dự thảo về các quyết định, điều lệ của công ty đã được thống nhất nội bộ, kèm theo chữ ký của người đại diện pháp lý.
• Bản sao chứng minh nhân dân, CCCD hoặc hộ chiếu của các cá nhân.
• Danh sách cổ đông tham gia, thèm theo chữ ký của từng thành viên.

3.5. Hồ sơ pháp lý cho dự án căn hộ chung cư

Không giống như nhà ở, căn hộ chung cư thường có cấu trúc phức tạp với cư dân nhiều, do đó cần phải cẩn trọng về tất cả các yếu tố. Đây cũng là lý do mà hồ sơ pháp lý trong xây dựng chung cư cũng phức tạp hơn, gồm có 2 bước.

3.5.1. Bước 1: Kiểm tra hồ sơ dự án và các giấy tờ liên quan

Đầu tiên, để xác thực tính minh bạch của dự án căn hộ chung cư, các nhà đầu tư sẽ kiểm tra hồ sơ pháp lý xây dựng và các giấy tờ liên quan, cụ thể:

• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ hồng/sổ đỏ): Kiểm tra nguồn gốc đất và quyền sử dụng đất
• Giấy tờ xác nhận quyền sử dụng đất: Bao gồm quyết định cho thuê hoặc giao đất do cơ quan nhà nước ban hành.
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của chủ đầu tư: Xác minh chủ đầu tư đã đăng ký kinh doanh bất động sản hợp pháp theo Luật Doanh nghiệp 2020.
• Xác nhận nghĩa vụ thuế: Kiểm tra xem chủ đầu tư đã hoàn thành nghĩa vụ thuế theo quy định hay chưa.
• Văn bản chấp thuận đầu tư: Theo Điều 9, Nghị định 99/2015/NĐ-CP và Điều 5, Nghị định 30/2021/NĐ-CP, dự án phải có văn bản chấp thuận đầu tư từ cơ quan chức năng.
• Giấy phép xây dựng: Đảm bảo dự án đã được cấp giấy phép xây dựng hợp lệ theo Luật Xây dựng 2020.
• Cam kết bảo lãnh Ngân hàng: Theo Luật Kinh doanh Bất Động Sản 2014 và Thông tư 11/2022/TT-NHNN, cam kết này đảm bảo chủ đầu tư thực hiện nghĩa vụ giao nhà đú́ng hạn và đầy đủ.
• Biên bản nghiệm thu: Chỉ nên ký hợp đồng mua bán khi dự án đã được nghiệm thu phần móng theo quy định.

3.5.2. Bước 2: Kiểm tra hợp đồng mua bán

Mua bán bất động sản là quyết định quan trọng, vì vậy nên khi giao dịch, người mua cần kiểm tra đầy đủ các thông tin trong hợp đồng, bao gồm:

• Thẩm quyền ký hợp đồng: Kiểm tra người ký hợp đồng có thể đại diện cho chủ đầu tư hay không.
• Điều khoản thanh toán: Tiến độ, cách thanh toán, phí phạt nếu có….
• Thông tin căn hộ: Số căn hộ, tầng, tên dự án, giá mua nhà,…
• Phí dịch vụ:Phí quản lý chung cư, vệ sinh, điện nước, gửi xe…
• Diện tích và trang thiết bị: Đối chiếu về thông tin diện tích nhà ở, các trang thiết bị,..đúng giữa hợp đồng và thực tế.

3.6. Hồ sơ pháp lý của nhà thầu thi công và chủ đầu tư

Ở phía còn lại, quy trình pháp lý dự án đầu tư được thực hiện bởi nhà thầu thi công và chủ đầu tư cũng có nhiều văn bản cần lưu ý.

3.6.1. Nhà thầu thi công

Sau khi được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt dự án, nhà thầu thi công cần chuẩn bị một số hồ sơ pháp lý của nhà thầu xây dựng như sau:

• Danh sách công nhân tham gia thi công công trình, và hợp đồng lao động hợp lệ
• Hợp đồng thi công thể hiện rõ điều khoản.
• Giấy chứng nhận hành nghề hoặc đăng ký kinh doanh trong lĩnh vực thi công xây dựng.
• Thông báo quyết định giám sát và chỉ huy thi công tại công trình.
• Hồ sơ năng lực và chứng chỉ giám sát kỹ thuật tại công trình.
• Bảo hiểm lao động cho công nhân, để an toàn lao động cho các nhân sự tham gia dự án.

3.6.2. Chủ đầu tư

Về phía chủ đầu tư, cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ pháp lý dự án sau đây, để đảm bảo việc khởi công xây dựng đúng với yêu cầu của nhà nước và các ban ngành:

• Thông báo khởi công xây dựng công trình để gửi đến cơ quan chức năng, nhằm thông báo về việc bắt đầu xây dựng.
• Giấy phép xây dựng do cơ quan có thẩm quyền cấp, cho phép xây dựng theo quy hoạch đã được duyệt trước đó.
• Bản thiết kế xây dựng được cấp phép, gồm bản vẽ kỹ thuật, bản vẽ cơ sở,…

>>>> Tham khảo ngay: Quy định về quy hoạch 1 500 – Vai trò và dự án nào cần áp dụng? 

4. Danh mục hồ sơ pháp lý dự án đầy đủ nhất

Như vậy, để đảm bảo các giấy tờ của hồ sơ pháp lý dự an bất động sản đã đầy đủ, đồng thời cũng là tuân thủ quy định của pháp luật, một danh mục hồ sơ pháp lý dự án đầy đủ nhất gồm có 5 phần chính như sau:

• Phần 1: Hồ sơ pháp lý dự án đầu tư xây dựng
• Phần 2: Pháp lý giám sát
• Phần 3: Hồ sơ quản lý chất lượng của công trình xây dựng này
• Phần 4: Pháp lý chủ đầu tư
• Phần 5: Hồ sơ khảo sát, thiết kế

5. Cách kiểm tra xem một dự án đã có đầy đủ giấy tờ theo quy định hay chưa

Thông thường, để kiểm tra xem một dự án đã có đầy đủ giấy tờ theo quy định hay chưa, bạn có thể tham khảo một số cách như sau:

• Hỏi trực tiếp nhân viên tư vấn, yêu cầu thông tin rõ ràng về các văn bản trên.
• Theo dõi quá trình công trình được thi công thực tế
• Kiểm tra thông tin về dự án trên các trang báo chính thống
• Chỉ lựa chọn dự án từ các nhà đầu tư uy tín và nhiều kinh nghiệm, tham khảo các dự án mà nhà đầu tư đã từng thực hiện.
• Tham khảo gói vay của các ngân hàng, vì ngân hàng chỉ đảm bảo cho những dự án có tính tin cậy về mặt pháp lý.

Như vậy, qua bài trên, tin rằng bạn đã hiểu hồ sơ dự án là gì, các bước trong quy trình thực hiện hồ sơ pháp lý dự án, cũng như các cách kiểm tra xem một dự án đã có đầy đủ giấy tờ theo quy định hay chưa. Để được tư vấn kỹ hơn về việc thực hiện hồ sơ pháp lý của một dự án, đừng quên liên hệ với VICTORYCONS nhé!

>>>> Tìm hiểu ngay: Dịch vụ tư vấn phát triển dự án tại VictoryCons

Tổng giám đốc - Dương Minh Trí

Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong quản lý và triển khai các dự án xây dựng quy mô lớn, ông đã từng đảm nhận nhiều vị trí lãnh đạo chủ chốt như Trưởng Ban Quản lý Dự án, Giám đốc Điều hành, và Phó Tổng Giám đốc Phát triển Dự án tại Tập đoàn Đất Xanh. Kể từ khi gia nhập VictoryCons, Ông đã có những đóng góp xuất sắc và mang tính chiến lược để giúp công ty đạt được nhiều thành tựu vượt bậc.