Construction bidding process and package selection time

To select the right construction contractor, the investor needs to follow a strict, transparent and regulated process. Proper implementation of the construction bidding process helps ensure transparency, legal compliance and cost efficiency for the project. In this article, VictoryCons will help you learn what construction bidding is, the main steps in the bidding process, and the time required for each stage. Refer now to apply correctly and effectively in practice.

>>>> SEE MORE: What is a general construction contractor ? Rights and obligations of a general contractor

[this-toc]

1. What is construction bidding?

Construction bidding is the process of selecting the right contractor to implement construction projects, from infrastructure to civil and commercial works. This process helps ensure quality while optimizing costs, time and construction resources.

2. Construction bidding process

Based on the provisions of the Commercial Law and the Bidding Law, the construction bidding process is carried out through specific and clear steps.

2.1 Invitation to bid

Trước khi phát hành thư mời thầu, bên mời thầu cần thực hiện ba bước chính sau: sơ tuyển nhà thầu, chuẩn bị hồ sơ mời thầu và thông báo mời thầu.

• Sơ tuyển nhà thầu: Theo Điều 217 của Luật Thương mại, bên mời thầu có quyền sơ tuyển để chọn ra những nhà thầu đủ năng lực và kinh nghiệm. Mục tiêu là chỉ gửi thư mời thầu đến những đơn vị có khả năng thực hiện gói thầu hiệu quả.
• Chuẩn bị hồ sơ mời thầu: Hồ sơ này gồm thông báo mời thầu, yêu cầu kỹ thuật, phương pháp đánh giá, tiêu chí lựa chọn, và hướng dẫn quy trình đấu thầu. Trong trường hợp bên mời thầu thay đổi nội dung, phải thông báo bằng văn bản cho các nhà thầu ít nhất 10 ngày trước hạn chót nộp hồ sơ. Chi phí phát hành do bên mời thầu quyết định.
• Thông báo mời thầu: Để bảo đảm cạnh tranh, gói thầu phải được công khai rộng rãi trên phương tiện thông tin đại chúng (đối với đấu thầu rộng rãi) hoặc gửi trực tiếp đến các nhà thầu đủ điều kiện (đối với đấu thầu hạn chế). Thông báo phải nêu rõ: tên và địa chỉ bên mời thầu, tóm tắt gói thầu, thời gian, địa điểm phát hành và chỉ dẫn liên quan.

2.2 Dự thầu

Khi thông báo mời thầu đã được công bố, các nhà thầu quan tâm hoặc đã qua sơ tuyển có thể nộp hồ sơ dự thầu. Hồ sơ phải gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến đúng địa chỉ trước thời điểm đóng thầu. Nhà thầu độc lập hoặc nhà thầu liên danh đều phải đảm bảo gửi đúng hạn theo địa chỉ bên mời thầu.

Bên mời thầu có trách nhiệm hướng dẫn quy trình, giải đáp thắc mắc và bảo mật toàn bộ hồ sơ dự thầu. Để tham gia, nhà thầu có thể phải nộp tiền bảo đảm dự thầu — bằng cách đặt cọc, ký quỹ, hoặc bảo lãnh — theo yêu cầu trong hồ sơ mời thầu.

Khoản tiền này được gọi là bảo đảm dự thầu, thường chiếm không quá 3% giá trị gói thầu. Nếu không trúng thầu, nhà thầu được hoàn tiền trong vòng 7 ngày làm việc kể từ ngày công bố kết quả. Tuy nhiên, nếu nhà thầu rút hồ sơ sau hạn chót, từ chối ký hợp đồng hoặc không thực hiện hợp đồng khi trúng thầu, sẽ không được hoàn tiền bảo đảm. Trong một số trường hợp đặc biệt, bên mời thầu có thể đình chỉ thầu hoặc xử lý vi phạm quy trình đấu thầu.

Bên bảo lãnh sẽ chịu trách nhiệm bảo đảm dự thầu đúng giá trị cam kết, tương đương khoản đặt cọc hoặc ký quỹ.

>>>> KHÁM PHÁ: Quy trình lựa chọn nhà thầu xây dựng theo từng hình thức 2025

2.3 Mở thầu

Mở thầu là quá trình mở các hồ sơ dự thầu tại thời điểm đã định sẵn, hoặc ngay sau khi đóng thầu nếu không có thời gian cụ thể được công bố trước.

Chỉ những hồ sơ nộp đúng hạn mới được mở công khai. Nhà thầu được quyền tham dự buổi mở thầu. Hồ sơ nộp muộn sẽ không được chấp nhận và phải trả lại nguyên vẹn, chưa mở. Sau khi mở, nhà thầu không được phép sửa đổi nội dung hồ sơ.

Bên mời thầu có thể yêu cầu nhà thầu giải thích những điểm chưa rõ trong hồ sơ, nhưng phải lập thành văn bản. Buổi mở thầu cần có đại diện của bên mời thầu và nhà thầu tham dự, cùng ký xác nhận vào biên bản.

Biên bản mở thầu phải ghi rõ: tên hàng hóa hoặc dịch vụ, thời gian và địa điểm mở thầu, thông tin về các bên tham dự, giá dự thầu, các chỉnh sửa hoặc bổ sung liên quan (nếu có).

2.4 Đánh giá, so sánh hồ sơ dự thầu

Việc đánh giá hồ sơ là bước then chốt trong toàn bộ quy trình, nhằm đảm bảo tính công bằng và minh bạch khi lựa chọn nhà thầu.

Hồ sơ dự thầu được đánh giá và so sánh riêng biệt theo từng tiêu chí đã xác định. Việc chấm điểm có thể theo thang điểm hoặc phương pháp khác đã quy định trước khi mở thầu.

Trong quá trình đánh giá, bên mời thầu có quyền yêu cầu nhà thầu giải thích các nội dung chưa rõ. Cả yêu cầu và phản hồi đều phải được lập thành văn bản.

Nếu hồ sơ mời thầu có thay đổi, bên mời thầu phải thông báo bằng văn bản đến tất cả các nhà thầu ít nhất 10 ngày trước thời hạn cuối để họ có đủ thời gian điều chỉnh hồ sơ.

2.5 Xếp hạng, lựa chọn nhà thầu xây dựng

Dựa trên kết quả đánh giá hồ sơ, bên mời thầu phải xếp hạng và chọn nhà thầu xây dựng theo phương pháp đã xác định trước. Nếu có nhiều nhà thầu đạt điểm hoặc tiêu chuẩn ngang nhau, quyền quyết định lựa chọn thuộc về bên mời thầu. Việc xác định kết quả trúng thầu phải căn cứ trên tiêu chí chấm điểm minh bạch và khách quan.

2.6 Thông báo kết quả thầu và ký kết hợp đồng

Ngay sau khi có kết quả, bên mời thầu phải thông báo cho tất cả các nhà thầu về kết quả đấu thầu.

Hợp đồng với nhà thầu trúng tuyển được hoàn tất và ký kết dựa trên ba yếu tố: kết quả đấu thầu, yêu cầu của hồ sơ mời thầu và nội dung hồ sơ dự thầu.

Trong giai đoạn thương thảo sau trúng thầu, bên mời thầu có thể yêu cầu nhà thầu đặt cọc, ký quỹ hoặc bảo lãnh để đảm bảo thực hiện hợp đồng. Số tiền bảo đảm không vượt quá 10% giá trị hợp đồng.

Biện pháp bảo đảm này có hiệu lực đến khi nhà thầu hoàn tất nghĩa vụ hợp đồng. Nếu không có thỏa thuận khác, nhà thầu được hoàn trả tiền bảo đảm sau khi hoàn thành hợp đồng. Trường hợp từ chối thực hiện hợp đồng sau khi đã ký, nhà thầu sẽ không được nhận lại khoản bảo đảm.

>>>> XEM THÊM: Các loại hợp đồng tổng thầu trong xây dựng phổ biến

3. Thời gian trong quá trình lựa chọn gói thầu xây dựng

• Kế hoạch lựa chọn nhà thầu: Phải được phê duyệt trong tối đa 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận báo cáo thẩm định.
• Chuẩn bị hồ sơ đề xuất: Ít nhất 5 ngày làm việc, tính từ ngày phát hành hồ sơ yêu cầu đến thời điểm đóng thầu.
• Chuẩn bị hồ sơ dự thầu:
  • Trong nước: Tối thiểu 20 ngày
  • Quốc tế: Tối thiểu 40 ngày
• Thời gian đánh giá hồ sơ:
  • Hồ sơ quan tâm & sơ tuyển: Tối đa 20 ngày
  • Hồ sơ đề xuất: Tối đa 30 ngày
  • Hồ sơ dự thầu (trong nước): Tối đa 45 ngày
  • Extension (if necessary): No more than 20 days , but not delaying project progress
• Time for reviewing each content: No more than 20 days from the date of receiving complete documents.
• Approval of invitation documents: Expression of Interest, Pre-qualification, Invitation to Bid and Request for Proposal – maximum 10 days from receipt of submission or appraisal report.
• Contractor selection results: Approve or provide comments within 10 days from the date of receipt of the submission or appraisal report.

Compliance with bidding deadlines is mandatory to ensure project progress.

Understanding the construction bidding process helps investors better control the legal aspects, costs and construction progress. Compliance with each step is not only a mandatory requirement, but also the foundation for a highly effective project. If you have any questions, do not hesitate to contact VictoryCons for the most detailed and accurate advice.

Tổng giám đốc - Dương Minh Trí

Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong quản lý và triển khai các dự án xây dựng quy mô lớn, ông đã từng đảm nhận nhiều vị trí lãnh đạo chủ chốt như Trưởng Ban Quản lý Dự án, Giám đốc Điều hành, và Phó Tổng Giám đốc Phát triển Dự án tại Tập đoàn Đất Xanh. Kể từ khi gia nhập VictoryCons, Ông đã có những đóng góp xuất sắc và mang tính chiến lược để giúp công ty đạt được nhiều thành tựu vượt bậc.